Na slovíčko: O Notion s Dálou Musilem

Už přes dva roky používám fantastickou aplikaci Notion. Vím o ní relativně dost, ale nedávno jsem narazil na někoho, kdo má na znalost Notionu dokonce oficiální papír! A to byla jasná šance jej vyzpovídat.

Co je Notion

Pro neznalé – Notion je freemium webová aplikace pro produktivitu od společnosti Notion Labs Inc. Nabízí mnoho organizačních nástrojů pro:

• správu úkolů
• sledování a řízení projektů
• CRM
• databáze webů

Integruje v sobě přístupy, které jednotlivě znáte z Evernote, Trello či Asany a umožňuje uživatelům vyvtářet celé vlastní informační systémy bez znalosti programování (low až no-code).

V Notion můžete vytvářet vlastní šablony a automatizace, vkládat videa a webový obsah a spolupracovat s ostatními v reálném čase. Obsah lze publikovat i veřejně jako webovou stránku.

Notion už také obsahuje vlastní AI pro zrychlení práce s obsahem uvnitř aplikace.

Protože Notion používám poslední dva roky, rozhodl jsem se oslovit Dálu Musila, který je jediným českým oficiálně certifikovaným konzultantem pro Notion.

Kdy jsi na Notion narazil prvně? A jak?

Účet mám někdy od jara 2019 a tuším, že jsem ho objevil na Product Huntu, kde si ho spousta lidí chválila. Nebyla to u mě láska na první pohled, dával jsem přednost Evernote, ale jedno konkrétní využití jsem pro Notion našel.

Já objevil Notion docela brzy po vydání a moc jsem ten koncept tenkrát nepochopil.

Tohle je trochu problém i v současnosti, že člověk mrkne na web Notionu, líbí se mu, a když ho pak otevře poprvé, úplně neví jak ho uchopit a že si všechno musí vytvořit sám (pokud nepůjde cestou šablon). Což je na druhou stranu bezva pro hračičky, protože si můžou vše vytvořit přesně tak, jak potřebují.

Co tě na Notionu zaujalo?

Vždycky mě bavilo stavět systémy, ať už weby, procesy apod., a Notion mi přišel jako designérský sen, kdy nejen že používám nějakou aplikaci, ale zároveň si celý ten systém fungování tvořím podle sebe. Můj první výtvor bylo něco mezi dashboardem a rozcestníkem, abych měl přehled o své práci pro jednoho klienta. Myšlenka byla mít vše na jednom místě – základem byly časové výkazy, kalendář a všechny důležité odkazy (desítky odkazů) v rámci e-shopu a dalších aplikací.

Low-code model je v současnosti populární termín, řekl bys, že Notion je typická ukázka?

Určitě, resp. Notion je spíš úplný no-code, protože jediné, čemu by se dalo říkat low-code, jsou složitější vzorce v poli typu Formula. A rozhodně vidím, že všechny tyhle aplikace á la Lego, kde člověk skládá něco do sebe, jsou neustále na vzestupu.

Právě proto jsem použil ten low-code, protože maximální potenticál pro fajšmekry se právě ukrývá až v pokročilé práci s databázemi. Pro většinu to opravdu bude totální no-code.

Pravda. Na druhou stranu jsem rád, když vidím zájem lidí i o pokročilé techniky, přestože většina zatím spočívá spíš v tom, abych jim to nastavil.

Jaká je podle tebe nejsilnější stránka Notionu?

Určitě univerzálnost použití, protože existují desítky až stovky způsobů, jak Notion používat a přizpůsobit vždycky tomu, co člověk/firma dělá. Ne vše je zřejmé na první pohled, ale pokud člověk pochopí jak pracovat s databázemi (k čemuž bych doporučil svůj článek https://dalamusil.com/databaze-v-notionu), dokáže s Notionem udělat opravdu hodně.

Můžeš jmenovat některé méně typické způsoby využití?

Notion má třeba blok typu Mermaid, díky kterému lze udělat diagram – v jedné z mých šablon jsem takhle udělal organigram. Co jsem původně nečekal, že bude tak často používané, je náhrada za webové stránky, kdy si člověk udělá stránku v Notionu a na ni nasměruje doménu. Skvělé využití zejména pro pokročilejší je pak datové centrum pro automatizaci, kde můžou být databáze hlavním místem, do kterého si ostatní aplikace budou chodit pro informace.

S čím nejčastěji pomáháš klientům?

Typické jsou asi 3 hlavní situace. Klient Notion někde zahlédl a chce ukázat, co umí, a jestli by ho dokázal smysluplně využít. Druhý typický příklad jsou uživatelé, co už Notion trochu používají, chtějí v něm udělat něco většího, ale neví, jak na to. Třetím příkladem jsou firmy, které zjistily, že potřebují znalostní bázi, ale neví, jak celý systém vhodně postavit – těm pak pomáhám příp. i s migrací dat.

Lidé i firmy často neradi mění své systémy, migrace jsou náročné na náklady. Jak snadné je migrovat na Notion z jiných platforem?

Záleží na tom odkud migrují a jaký obsah migrují. Klasické dokumenty, markdown nebo tabulky jsou bez problému, i když třeba převod CSV na Notion databáze by mohl být z hlediska párování udělaný lépe (tady by si mohli vzít příklad z Airtablu). Pokud jde o převody jiných dat nebo z jiných aplikací, je to hodně individuální.

Můžeš jmenovat i nějaké konkrétnější use-casy (mimo knowledge base), které jsi řešil?

Je to hodně různé. Z poslední doby mě napadá třeba nastavení projektu včetně sledování progresu a zakomponování prosincových novinek v podobě podúkolů a návazností nebo tvorba databáze s výkazy a výpočty pro fakturaci. Jinak to bývají třeba věci kolem vzorců, které jsou na Notionu asi nejsložitější – např. aby se automaticky nehotové úkoly posouvaly na další den v kalendáři.

Čím bys přesvědčil uživatele, aby přešel na placený tarif?

To záleží na tom, co by daný uživatel dělal a potřeboval. Notion toho nabízí v základní tarifu zdarma tolik, že většině lidí bude chybět akorát možnost plné spolupráce s kolegy a nahrávání souborů větších než 5 MB. Větší firmy pak typicky řeší bezpečnost a s placenými tarify dostanou více možností rolí a zabezpečení. Do placeného tarifu předpokládám spadne i funkce Notion AI, která je zatím zdarma.

Já už dlouho používám Notion jako desktop aplikaci. Co ty?

Jak kdy, střídám to podle situace a typu činnosti. Standardně mám na vedlejším monitoru otevřenou desktop appku, ale protože se velká část mojí práce děje v prohlížeči na hlavním monitoru, odkazy z appky mě do něj často přesunou a tak mám někdy otevřený Notion třeba i souběžně tam i tam.

Vím o tobě, že jsi oficiální Notion Certified Consultant. Jak náročná byla certifikace, co jsi musel zvládnout?

Notion má více typů certifikací, přičemž pro ty nižší stačí projít teoretickým testem znalostí. Tady jsem kromě úspěšného absolvování testu musel předložit k posouzení klientské případovky a vysvětlit, jak jsem kterým klientům v Notionu pomohl; poslat ukázky vlastního užitečného obsahu (články, šablony); být aktivní v rámci komunity a radit lidem na sociálních sítích; a na závěr vytvořit ukázkové řešení zadaného projektu.

Předpokládám, že takoví specialisté mohou i nějak ovlivnit, co bude Notion umět dál. Je to tak nebo se pletu?

Ano, máme společný Notion workspace, kde můžeme navrhovat a diskutovat o funkcích, které nám dávají nejvíc smysl. Pár bodů, které chtějí čeští uživatelé, jsem pár dní zpátky zrovna přidával. Druhak testujeme některé novinky ve chvíli, kdy jsou třeba v beta verzi, aby měl produktový tým relevantní feedback.

Takze víš, jaké novinky Notion plánuje na rok 2023? Můžeš se o ně podělit?

Nedávno jsem podepisoval NDA, takže vím, ale říct je bohužel nemůžu. Co říct můžu je to, že budou vyslyšené některé větší uživatelské prosby.

Jako jeden z mála už testoval Notion AI, která je už součástí aplikace a umí fajn věci. Tvoje dojmy?

Líbí se mi způsob využití, který dává smysl a není jen o tom, že by si v Notionu řekli “strčíme tam AI, je to teď cool”.

Zejména na úpravy existujícího obsahu mi přijde AI velmi dobrá, v rámci tvorby mi velmi dobře funguje třeba generování nápadů. Klasické texty si zatím rád napíšu sám, protože mě psaní vždycky bavilo, ale i tady jsou pro většinu populace výstupy solidní. Rozhodně je to funkce, která Notion opět posouvá dál nejen od konkurence.

Máš představu, kolik má Notion uživatelů v Česku?

V naší CZ & SK komunitě založené na podzim je zatím nějakých 150+ lidí, přičemž řada z nich používá Notion jako interní aplikaci ve své firmě, takže můj odhad je několik vyšších jednotek tisíc uživatelů. Hranice třeba 10 tisíc uživatelů zatím podle mě nepadla.

Chcete se do nějaké české LinkedIn komunity přidat? Tady je seznam podle sítě, kterou máte preferujete:

• LinkedIn
• Facebook
• Twitter

Kam dál mrknout?

• https://dalamusil.com/
• Notion
• https://twitter.com/michal_creates